ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

A COMMUNE DE VILLENEUVE-TOLOSANE (10 825 habitants) Intercommunalité de Toulouse MÉTROPOLE (842 175 hab.), Située au sud-ouest de Toulouse, en deuxième couronne Ville résidentielle dynamique (croissance démographique, projets de développement et de renouvellement urbains, création d’un nouveau quartier, C.L.S.P.D.)

Le pôle FAMILLES regroupe les services de la Petite Enfance (crèche, relais assistantes maternelles, crèche familiale), l’Enfance (personnel ATSEM, Restauration et Entretien des locaux) et d’Animation ALAE-ALSH et Jeunesse en partenariat avec Loisirs Education Citoyenneté. Ce pôle sert le Projet éducatif de Territoire (P.E.D.T) en direction de 0-17 ans.

Principales missions
Au sein du pôle familles, sous l’autorité du Directeur du pôle famille, vous exercerez les missions suivantes :
o Accueil du public :
– Accueil téléphonique et physique : renseignements et informations diverses
– Accompagnement des usagers pour les démarches dématérialisées sur le portail famille
– Encaissements au guichet (chèques, CESU, espèces)
o Gestion de l’activité scolaire :
– Gestion des inscriptions, des effectifs et des dérogations scolaires
– Gestion des réservations des activités périscolaires et extrascolaires (accueils de loisirs municipaux ALAE et ALSH, restaurants scolaires, transport scolaire) en lien avec les services Entretien-Restauration, ALAE/ALSH et Jeunesse de L.E.C Grand Sud
– Paramétrage fonctionnel de l’application et du portail famille (actualisation des tarifs, montée pédagogique, élaboration des téléprocédures d’inscription, etc.).
o Régie de recettes :
– Encaissements des règlements (en ligne ou au guichet)
– Préparation et édition de la facturation, gestion des prises en charge (CE, CAF) et des régularisations
– Établissement des états d’impayés
– Tenue et suivi comptable de la régie
– Remplacement ponctuel de l’assistante administrative Petite Enfance
o Secrétariat du service :
– Gestion de la messagerie du service : rédaction de courriels, réponses aux réclamations et demandes d’information, etc.
– Suivi de la procédure des PAI : signature, transmission aux restaurants scolaires et aux accueils de loisirs en lien avec la Responsable des Affaires Scolaires, la Responsable Entretien-
Restauration et les services ALAE/ALSH de L.E.C Grand Sud
o Communication :
– Préparation des documents nécessaires à l’actualisation du portail famille et du site Internet (planning de réservation, menus, procédure d’inscription, etc.)
– Contribution à l’élaboration des documents à destination du public (manuel d’utilisation du portail, modalités de réservation, etc.)

Profil souhaité
– Expérience souhaitée sur un poste similaire
– Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, agendas partagés, logiciel métier)
– Bon niveau rédactionnel
– Aptitude au travail en équipe
– Capacité d’adaptation à des missions variées
– Respect des procédures
– Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficultés
– Autonomie, méthode et organisation du travail
– Ponctualité
– Discrétion

Renseignements liés au poste
Rémunération : Selon la grille indiciaire du cadre d’emploi + RIFSEEP avec prise en compte de l’expérience professionnelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé (prévoyance et mutuelle) + forfait mobilité durable
Temps de travail : Poste à temps complet
Lieu de travail : 4 rue de l’Hôtel de Ville – 31270 Villeneuve-Tolosane
Poste au pourvoir : Dès que possible
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter : Monsieur Cortes, Directeur du Pôle familles au 05.34.58.19.20

Adresser lettre de motivation et C.V. à :
Monsieur le Maire 4, rue de l’hôtel de Ville 31270 Villeneuve-Tolosane
ou rh@villeneuve-tolosane.fr
Date limite du dépôt des candidatures : 06/06/2025